Ưu, nhược điểm của phần mềm kế toán Excel

Kế toán là một quá trình liên quan đến nhiều chi tiết: các quy định, luật lệ, thuế và nhiều tính toán phức tạp khác… sẽ tốn rất nhiều thời gian. Do đó, việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ không làm mất nhiều thời gian như khi sử dụng hệ thống kế toán cũ. Hiện nay, phần mềm kế toán excel được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên, phần mềm kế toán excel cũng có những ưu nhược điểm riêng của nó.

Vừa qua, trên một số diễn đàn kế toán có những câu hỏi dạng như những ưu nhược điểm của phần mềm kế toán excel so với tất cả các phần mềm kế toán khác ?. Hiện nay, chưa có một phân tích cụ thể nào về vấn đề này nên với câu hỏi như vậy nhận được rất nhiều phản hồi khác nhau và không thống nhất ý kiến. Mỗi cá nhân đều có cách nhìn nhận vấn đề khác nhau và tuỳ vào khả năng mà cách nhìn nhận sự việc cũng vậy.

Ưu, nhược điểm của phần mềm kế toán Excel

Ưu, nhược điểm của phần mềm kế toán Excel

Cụ thể, trên diễn đàn webketoan.vn có thành viên Khampha65 có đặt vấn đề như sau:

“Chào các bạn!
Mình muốn hỏi các bạn biết làm kế toán trên cả phần mềm và excel về ưu, nhược điểm của việc làm kế toán trên excel so với làm kế toán trên phần mềm? Mình rất mong nhận được trả lời của các bạn.

Có rất nhiều bạn tham gia trả lời, nhưng rất sơ xài và không chi tiết. Tuy nhiên, có 1 thành viên kỳ cựu hai2hai trả lời rất cụ thể và nhận được rất nhiều lời cám ơn từ những thành viên khác. Nội dung trả lời như sau:

Ưu điểm:

  • Làm theo ý muốn, kể cả làm sai hoặc không logic thì cũng được (Ví dụ: Làm kế toán Excel nhiều người chả có khái niệm Danh mục cũng … chả sao)
  • Không phụ thuộc vào nhà phát triển, tăng khả năng tự mày mò, làm chủ công việc (cái này phong2v thích lắm). Nhưng mà làm kế toán SX thì thế nào trên Excel hả các bạn ơi?”
  • Không mất tiền mua phần mềm kế toán nhưng phải bỏ tiền mua bản quyền MS Office từ 300 đến 500$ (ở đây ko nói chuyện vi phạm bản quyền)

Nhược điểm:

  • Chỉ làm 1 người trên 1 file tại 1 thời điểm (phù hợp với cty cực bé).
  • Phần mềm kế toán được phát triển bởi những người làm IT chuyên nghiệp và có sự tư vấn của những người làm kế toán nên dữ liệu kế toán được tổ chức khoa học, có quan hệ dàng buộc chặt chẽ (ví dụ: không thể xóa linh tinh 1 chứng từ nếu có chứng từ phát sinh sau đó, không thể xóa đối tượng nếu đã tham gia giao dịch kinh tế phát sinh). Còn Excel thì ngược lại.
  • Dữ liệu toàn bộ kế toán trong nhiều năm phải lưu trữ nhiều files độc lập.
  • Dữ liệu lớn trên 5Mb thì mở ra rất chậm
  • Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, các phân tích thống kê mang tính quản trị là rất khó (trừ phi phải lập trình VBA – mà lập trình cỡ đó ko phải ai cũng làm được)
  • Các chứng từ nhập đa phần dạng row của 1 Sheet, không đúng mẫu chứng từ thực sự (tức là ko có quan hệ master-detail theo đúng nghĩa của 1 chứng từ)
  • Sửa xóa chứng từ thoải mái (thậm chí ko có cả các danh mục đối tượng, và nếu có thì có thể xóa xoẹt đi mà chả sao cả) nhưng chưa chắc đã có quan hệ tốt nên có thể dữ liệu ko đúng. Không đáp ứng được nguyên tắc kế toán trong trường hợp sửa xóa: Nguyên tắc lịch sử chứng từ. Và giả sử có sửa xóa thì cũng không theo dõi lưu vết hành động được.
  • Làm excel thì phụ thuộc vào người làm. Nhân viên kế toán bỏ đi thì nhân viên khác sẽ chưa chắc có các file kế toán đó, mà có chưa chắc đã sử dụng được. Còn phần mềm có nguyên lý, có tài liệu hướng dẫn sử dụng để người sau có thể dùng được luôn (nhất là trường hợp ký hợp đồng bảo trì với NCC)
  • Nếu làm Excel thì phải hạch toán thủ công hàng ngày. Trong khi làm PMKT thì có định nghĩa hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thành thư viện nghiệp vụ (KH có thể tự định nghĩa được) và khi thực hiện nghiệp vụ KT thì người dùng ko còn quan tâm chuyện Nợ/Có thế nào nữa. Nhưng bấm Recap 1 cái là có thể xem được việc hạch toán ra sao đối với chứng từ vừa nhập.
  • Macro của Excel có thể bị xóa bởi các PM diệt virus trong khi các CSDL của PMKT thì ít bị trục trặc. Tính an toàn cao của PMKT với các công cụ về CSDL như backup, restore, bảo mật hệ quản trị CSDL, không thể xóa CSDL nếu ko có quyền
  • Nếu muốn phân quyền trên Excel thì cũng phải viết gần như 1 PMKT. Tuy nhiên ở VN chỉ có 1 vài người làm được việc đó. Mà ai cũng có thể xóa được 1 file excel nên tính bảo mật là = 0
  • Lấy đâu ra các chức năng như thiết lập chính sách giá, hệ thống KHTT, v.v… liên quan tới các nghiệp vụ front-end của doanh nghiệp (khách sạn, nhà hàng, siêu thị, sản xuất phức tạp, v.v…)
  • v.v… (có thể kể tới hàng nghìn cái ko thể làm được trên excel hoặc nếu làm được thì phải mất rất nhiều thời gian để xây dựng thành 1 PMKT bài bản trên Excel)” .

Qua đó, chúng ta có thể thấy rằng bên cạnh những ưu điểm mà phần mềm kế toán Excel mạng lại vẫn còn rất nhiều nhược điểm khác cần khắc phục. Tuy nhiên, đối với các bạn sinh viên mới ra trường nên sử dụng phần mềm này khi mới bắt đầu công việc kế toán và nên nhớ rằng: mình là “lính mới” nên chưa có kinh nghiệm làm việc thực tế. Vậy thì khả năng xin việc vào những công ty lớn là điều hoàn toàn không thể trừ khi bạn có người nhà xin. Trên thực tế thì hầu hết sinh viên mới ra trường đều làm việc tại các công ty vừa và nhỏ ở các loại hình như là Thương mại, Dịch vụ, Xuất nhập khẩu… Các công ty này vẫn sử dụng Excel nên Web kế toán có lời khuyên đầu tiên cho các bạn sinh viên mới ra trường là: nên sử dụng kế toán Excel. Nếu bạn nghĩ rằng trên trường mình đã học kế toán trên Excel rồi và giờ không cần nữa chỉ cần học phần mềm kế toán thôi thì bạn cũng cần nên biết rằng những thứ mà bạn đã được trên trường chỉ là học qua thôi, quãng thời gian đó không đủ cho bạn tự tin để nghĩ rằng mình có thể làm được thành thạo kế toán trên Excel đâu.

Ngoài việc học kế toán trên Excel thì kế toán mới ra trường cũng cần chú ý các trường hợp mình cần lựa chọn việc học kế toán trên phần mềm. Ví dụ: sắp tới bạn xin vào làm việc một công ty A chẳng hạn và công ty đó đang sử dụng phần mềm kế toán thì bắt buộc bạn phải học phần mềm kế toán. Nhưng có rất nhiều phần mềm kế toán mình nên học phần mềm kế toán nào. Cách tốt nhất là bạn nên thăm dò xem công ty đó đang sử dụng phần mềm kế toán nào mình sẽ học phần mềm kế toán đó.

Thông qua bài viết này, Web kế toán hy vong các bạn có thể nhìn thấy được những ưu, nhược điểm của phần mềm kế toán Excel để có thể có những sự lựa chọn tốt hơn để hỗ trợ tốt nhất cho công việc kế toán của các bạn.

Nguồn: http://ke-toan.com.

admin

Để lại một bình luận

Phản hồi của bạn sẽ được phê duyệt trong ngày. Email của bạn được bảo mật, không hiển thị ở đây.

*
*